Quản lý vận hành tòa nhà

I. QUẢN LÍ HÀNH CHÁNH

1. Quản lý cư dân

• Khảo sát thường xuyên, nắm bắt nhu cầu của cư dân để cung cấp dịch vụ tốt nhất phù hợp với nhu cầu của cư dân.
• Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của cư dân.
• Cung cấp các dịch vụ tại gia (hỗ trợ sửa chữa, bào trì căn hộ).
• Hướng dẫn các thủ tục hành chánh làm việc với cơ quan chức năng: các vấn đề về định mức điện, nước. Đăng ký nhân hộ khẩu, tạm trú, tạm vắng ….
• Quản lý việc di chuyển tài sản, trang thiết bị nội thất ra vào, chuyển đến, chuyển đi.
• Quản lý các khoản phải thu.
• Tham dự các cuộc họp với cư dân, Ban Quản Trị (nếu có yêu cầu).
• Tham gia, sắp xếp các cuộc họp với Chính quyền địa phương khi cần thiết.
• Xác định phương án để nâng cao thương hiệu của dự án.

2. Quản lý tài chính

• Quản lý tình hình thu chi.
• Báo cáo định kỳ tình hình thu chi, nợ phải thu, chi phí phát sinh,…
• Cập nhật các dự báo về doanh thu, chi phí và phí quản lý.
• Thiết lập ngân sách hàng năm và nợ phải thu.
• Đề xuất phương án giảm chi phí và tăng doanh thu.
• Quản lý các khoản phải thu, đề xuất các phương án thu hồi nợ từ cư dân.

II. QUẢN LÍ KĨ THUẬT

Điểm mạnh vượt trội của công ty Goldtech là lâu năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực lắp đặt, bảo trì, sửa chữa hệ thống kỹ thuật cho các tòa nhà, các công trình nhà máy.

Goldtech biết rằng với trang thiết bị hệ thống kỹ thuật nếu được bảo trì, bảo dưỡng đúng cách sẽ cho phép duy trì trạng thái sử dụng ổn định, kéo dài tuổi thọ và gia tăng giá trị cho công trình.

Thực tế cho thấy việc bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, đúng kỹ thuật các hệ thống kỹ thuật (điện, nước, PCCC, điện lạnh, thông tin…) là điều kiện cần được ưu tiên hàng đầu, đặc biệt là đối với các hệ thống trang thiết bị hiện đại, càng cần được bảo trì bảo dưỡng đúng quy chuẩn. Hơn thế nữa, điều quan trọng hơn hết để bảo trì bảo dưỡng là cần đội ngũ nhân lực kỹ thuật chuyên nghiệp và chuyên gia có kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ.

• Kiểm soát công tác bảo trì đã được thiết lập, lên kế hoạch từ đầu.
• Xác định nguồn nhân lực nào cần thực hiện công việc bảo trì (thuê ngoài hay nhân viên bảo trì tự thực hiện).
• Định kỳ xem xét lại kế hoạch bảo trì và cập nhật các thông tin cần thiết liên quan đến việc bảo trì.
• Thêm vào các hạng mục cần thiết vàochương trình bảo trì.
• Duy trì mối quan hệ với chính quyền địa phương, cảnh sát phòng cháy chữa cháy.

III. AN NINH

Bộ phận bảo vệ làm việc theo các quy trình quy định như sau :

1. Nội quy phòng cháy chữa cháy tòa nhà
2. Quy trình huấn luyện về an toàn, phòng chống cháy nổ
3. Nội quy làm việc bộ phần bảo vệ
4. Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ
5. Quy trình kiểm soát hàng hóa, tài sản
6. Quy trình kiểm soát khách, nhân viên
7. Quy trình xử lý sự cố trong ca bảo vệ
8. Quy trình quản lý, sử dụng dụng cụ, công cụ bảo vệ
9. Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp
10. Quy trình giữa xe ô tô
11. Quy trình giữ xe máy.

IV. VỆ SINH MÔI TRƯỜNG

Bộ phận vệ sinh làm việc theo các quy trình được quy định như sau:

1. Quy định lập kế hoạch vệ sinh tòa nhà
2. Quy định quản lý rác của tòa nhà
3. Quy định tiêu chuẩn vệ sinh tòa nhà
4. Quy trình vệ sinh toilet
5. Quy trình vệ sinh kính
6. Quy trình vệ sinh thảm
7. Quy trình vệ sinh sàn
8. Quy trình bảo dưỡng sàn
9. Quy trình xử lý rác thải nguy hại
10. Quy định quản lý dụng cụ vệ sinh

V. QUẢN LÍ RỦI RO

Một trong những trách nhiệm lớn nhất của công tác quản lý vận hành là duy trì môi trường sống, làm việc an toàn và hạn chế ở mức thấp nhất các thiệt hại, rủi ro có khả năng xảy ra cho khách hàng trong mọi tình huống.

Quản lý rủi ro và ứng phó khẩn cấp bao gồm các quy trình và hướng giải quyết các tình huống ngoài dự tính và các biện pháp phòng ngừa nhằm kiểm soát và hạn chế tối đa các tình huống tiêu cực của sự việc.

Goldtech xem xét và thiết lập các biện pháp quản lý rủi ro, ứng phó khẩn cấp có thể xảy ra trong công tác quản lý vận hành bao gồm các nội dung sau:

• Thường xuyên kiểm tra để xác định các mối nguy hiểm tiềm tàng đe dọa sự an toàn của dự án.
• Xây dựng phương án các giải quyết và lựa chọn phương án nhằm hạn chế tổn thất.
• Bảo trì bảo dưỡng, phòng ngừa các hư hỏng và phân tích giám sát vòng đời hệ thống.
• Đào tạo huấn luyện nhân viên và nhà cung cấp về an toàn lao động.
• Xem xét và lên kế hoạch mua sắm dự phòng.
• Giới thiệu tóm tắt cho người dân về các rủi ro bởi các yếu tố về môi trường, chính trị, xã hội.

Để thực hiện hiệu quả các biện pháp đề xuất về quản lý các rủi ro Goldtech xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro và quy trình thực hiện cho nhiều tình huống khác nhau như là:

• An toàn cháy nổ.
• An toàn sơ tán.
• Thiên tai (mưa bão, lũ lụt , động đất).
• Sự cố hệ thống kỹ thuật.
• Cứu nạn, cứu hộ.
• Các đe dọa khác đối với tòa nhà (dịch cúm SARs, đánh bom,…)

Goldtech sẽ luôn kết hợp chặt chẽ với khách hàng trong việc phân tích các ảnh hưởng xấu có thể xảy ra cho tòa nhà, nhận diện, đánh giá và đề ra các biện pháp giải quyết các nguy cơ có khả năng xảy ra

VI. QUẢN LÍ TÒA NHÀ

Là một dịch vụ cung cấp nhân công và điều hành nhân công thực hiện những công việc bảo vệ, vệ sinh, giao dịch với khách hàng thuê, vận hành điện, nước, bảo trì, bảo dưỡng toà nhà để toà nhà hoạt động tốt, kinh doanh hiệu quả cao.

Tại sao cần có một dịch vụ quản lý Toà nhà?

1. Tăng thêm lợi nhuận: Qua sự quản lý chuyên nghiệp, khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn để được những dịch vụ hoàn hảo. Khách hàng sẽ ở trong toà nhà lâu hơn khi được chúng tôi quản lý một cách chuyên nghiệp. Với mạng lưới quản lý rộng lớn chúng tôi mang lại nhiều khách hàng thuê căn hộ hoặc văn phòng hơn.
2. Giảm bớt chi phí: Với mạng lưới quản lý rộng lớn của chúng tôi, đó là một lợi thế để được ưu tiên khi đàm phán về giá mua các dịch vụ với giá rẻ hơn cho chủ toà nhà. Và với kinh nghiệm quản lý bất động sản của chúng tôi chúng tôi sẽ vận hành toà nhà một cách hiệu quả không bị đắt đỏ.
3. Chăm sóc tài sản: Chúng tôi biết làm thế nào để chăm sóc toà nhà một cách chuyên nghiệp và quản lý một cách đúng đắn. Đây là sự chăm sóc cho giá trị tài sản của chủ đầu tư.
4. Làm tăng thêm giá trị: Qua những kinh nghiệm và hiểu biết của chúng tôi về thị trường bất động sản, chúng tôi sẽ khuyến cáo những cách để làm tăng giá trị tài sản tòa nhà. Đây có thể là một cách liên hệ tốt với khách hàng và quản lý, chăm sóc tốt cách khách hàng đang thuê, nhưng cũng có thể là sự giới thiệu một cách cải tiến bất động sản để làm tăng trưởng lợi nhuận.

Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà?

Không còn lo toan về tìm khách hàng thuê, quản lý nhân công, sửa chữa những hỏng hóc kỹ thuật, giải quyết những tranh chấp giữa các khách hàng v.v..Tiết kiệm được tối đa các chi phí phát sinh, xây dựng hình ảnh toà nhà chuyên nghiệp. Điều này đảm bảo rằng tiết kiệm được thời gian và lợi nhuận thu về lớn hơn so với toà nhà khác.

I. QUẢN LÍ HÀNH CHÁNH

1. Quản lý cư dân

• Khảo sát thường xuyên, nắm bắt nhu cầu của cư dân để cung cấp dịch vụ tốt nhất phù hợp với nhu cầu của cư dân.
• Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của cư dân.
• Cung cấp các dịch vụ tại gia (hỗ trợ sửa chữa, bào trì căn hộ).
• Hướng dẫn các thủ tục hành chánh làm việc với cơ quan chức năng: các vấn đề về định mức điện, nước. Đăng ký nhân hộ khẩu, tạm trú, tạm vắng ….
• Quản lý việc di chuyển tài sản, trang thiết bị nội thất ra vào, chuyển đến, chuyển đi.
• Quản lý các khoản phải thu.
• Tham dự các cuộc họp với cư dân, Ban Quản Trị (nếu có yêu cầu).
• Tham gia, sắp xếp các cuộc họp với Chính quyền địa phương khi cần thiết.
• Xác định phương án để nâng cao thương hiệu của dự án.

2. Quản lý tài chính

• Quản lý tình hình thu chi.
• Báo cáo định kỳ tình hình thu chi, nợ phải thu, chi phí phát sinh,…
• Cập nhật các dự báo về doanh thu, chi phí và phí quản lý.
• Thiết lập ngân sách hàng năm và nợ phải thu.
• Đề xuất phương án giảm chi phí và tăng doanh thu.
• Quản lý các khoản phải thu, đề xuất các phương án thu hồi nợ từ cư dân.

II. QUẢN LÍ KĨ THUẬT

Điểm mạnh vượt trội của công ty Goldtech là lâu năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực lắp đặt, bảo trì, sửa chữa hệ thống kỹ thuật cho các tòa nhà, các công trình nhà máy.

Goldtech biết rằng với trang thiết bị hệ thống kỹ thuật nếu được bảo trì, bảo dưỡng đúng cách sẽ cho phép duy trì trạng thái sử dụng ổn định, kéo dài tuổi thọ và gia tăng giá trị cho công trình.

Thực tế cho thấy việc bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, đúng kỹ thuật các hệ thống kỹ thuật (điện, nước, PCCC, điện lạnh, thông tin…) là điều kiện cần được ưu tiên hàng đầu, đặc biệt là đối với các hệ thống trang thiết bị hiện đại, càng cần được bảo trì bảo dưỡng đúng quy chuẩn. Hơn thế nữa, điều quan trọng hơn hết để bảo trì bảo dưỡng là cần đội ngũ nhân lực kỹ thuật chuyên nghiệp và chuyên gia có kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ.

• Kiểm soát công tác bảo trì đã được thiết lập, lên kế hoạch từ đầu.
• Xác định nguồn nhân lực nào cần thực hiện công việc bảo trì (thuê ngoài hay nhân viên bảo trì tự thực hiện).
• Định kỳ xem xét lại kế hoạch bảo trì và cập nhật các thông tin cần thiết liên quan đến việc bảo trì.
• Thêm vào các hạng mục cần thiết vàochương trình bảo trì.
• Duy trì mối quan hệ với chính quyền địa phương, cảnh sát phòng cháy chữa cháy.

III. AN NINH

Bộ phận bảo vệ làm việc theo các quy trình quy định như sau :

1. Nội quy phòng cháy chữa cháy tòa nhà
2. Quy trình huấn luyện về an toàn, phòng chống cháy nổ
3. Nội quy làm việc bộ phần bảo vệ
4. Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ
5. Quy trình kiểm soát hàng hóa, tài sản
6. Quy trình kiểm soát khách, nhân viên
7. Quy trình xử lý sự cố trong ca bảo vệ
8. Quy trình quản lý, sử dụng dụng cụ, công cụ bảo vệ
9. Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp
10. Quy trình giữa xe ô tô
11. Quy trình giữ xe máy.

IV. VỆ SINH MÔI TRƯỜNG

Bộ phận vệ sinh làm việc theo các quy trình được quy định như sau:

1. Quy định lập kế hoạch vệ sinh tòa nhà
2. Quy định quản lý rác của tòa nhà
3. Quy định tiêu chuẩn vệ sinh tòa nhà
4. Quy trình vệ sinh toilet
5. Quy trình vệ sinh kính
6. Quy trình vệ sinh thảm
7. Quy trình vệ sinh sàn
8. Quy trình bảo dưỡng sàn
9. Quy trình xử lý rác thải nguy hại
10. Quy định quản lý dụng cụ vệ sinh

V. QUẢN LÍ RỦI RO

Một trong những trách nhiệm lớn nhất của công tác quản lý vận hành là duy trì môi trường sống, làm việc an toàn và hạn chế ở mức thấp nhất các thiệt hại, rủi ro có khả năng xảy ra cho khách hàng trong mọi tình huống.

Quản lý rủi ro và ứng phó khẩn cấp bao gồm các quy trình và hướng giải quyết các tình huống ngoài dự tính và các biện pháp phòng ngừa nhằm kiểm soát và hạn chế tối đa các tình huống tiêu cực của sự việc.

Goldtech xem xét và thiết lập các biện pháp quản lý rủi ro, ứng phó khẩn cấp có thể xảy ra trong công tác quản lý vận hành bao gồm các nội dung sau:

• Thường xuyên kiểm tra để xác định các mối nguy hiểm tiềm tàng đe dọa sự an toàn của dự án.
• Xây dựng phương án các giải quyết và lựa chọn phương án nhằm hạn chế tổn thất.
• Bảo trì bảo dưỡng, phòng ngừa các hư hỏng và phân tích giám sát vòng đời hệ thống.
• Đào tạo huấn luyện nhân viên và nhà cung cấp về an toàn lao động.
• Xem xét và lên kế hoạch mua sắm dự phòng.
• Giới thiệu tóm tắt cho người dân về các rủi ro bởi các yếu tố về môi trường, chính trị, xã hội.

Để thực hiện hiệu quả các biện pháp đề xuất về quản lý các rủi ro Goldtech xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro và quy trình thực hiện cho nhiều tình huống khác nhau như là:

• An toàn cháy nổ.
• An toàn sơ tán.
• Thiên tai (mưa bão, lũ lụt , động đất).
• Sự cố hệ thống kỹ thuật.
• Cứu nạn, cứu hộ.
• Các đe dọa khác đối với tòa nhà (dịch cúm SARs, đánh bom,…)

Goldtech sẽ luôn kết hợp chặt chẽ với khách hàng trong việc phân tích các ảnh hưởng xấu có thể xảy ra cho tòa nhà, nhận diện, đánh giá và đề ra các biện pháp giải quyết các nguy cơ có khả năng xảy ra

VI. QUẢN LÍ TÒA NHÀ

Là một dịch vụ cung cấp nhân công và điều hành nhân công thực hiện những công việc bảo vệ, vệ sinh, giao dịch với khách hàng thuê, vận hành điện, nước, bảo trì, bảo dưỡng toà nhà để toà nhà hoạt động tốt, kinh doanh hiệu quả cao.

Tại sao cần có một dịch vụ quản lý Toà nhà?

1. Tăng thêm lợi nhuận: Qua sự quản lý chuyên nghiệp, khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn để được những dịch vụ hoàn hảo. Khách hàng sẽ ở trong toà nhà lâu hơn khi được chúng tôi quản lý một cách chuyên nghiệp. Với mạng lưới quản lý rộng lớn chúng tôi mang lại nhiều khách hàng thuê căn hộ hoặc văn phòng hơn.
2. Giảm bớt chi phí: Với mạng lưới quản lý rộng lớn của chúng tôi, đó là một lợi thế để được ưu tiên khi đàm phán về giá mua các dịch vụ với giá rẻ hơn cho chủ toà nhà. Và với kinh nghiệm quản lý bất động sản của chúng tôi chúng tôi sẽ vận hành toà nhà một cách hiệu quả không bị đắt đỏ.
3. Chăm sóc tài sản: Chúng tôi biết làm thế nào để chăm sóc toà nhà một cách chuyên nghiệp và quản lý một cách đúng đắn. Đây là sự chăm sóc cho giá trị tài sản của chủ đầu tư.
4. Làm tăng thêm giá trị: Qua những kinh nghiệm và hiểu biết của chúng tôi về thị trường bất động sản, chúng tôi sẽ khuyến cáo những cách để làm tăng giá trị tài sản tòa nhà. Đây có thể là một cách liên hệ tốt với khách hàng và quản lý, chăm sóc tốt cách khách hàng đang thuê, nhưng cũng có thể là sự giới thiệu một cách cải tiến bất động sản để làm tăng trưởng lợi nhuận.

Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà?

Không còn lo toan về tìm khách hàng thuê, quản lý nhân công, sửa chữa những hỏng hóc kỹ thuật, giải quyết những tranh chấp giữa các khách hàng v.v..Tiết kiệm được tối đa các chi phí phát sinh, xây dựng hình ảnh toà nhà chuyên nghiệp. Điều này đảm bảo rằng tiết kiệm được thời gian và lợi nhuận thu về lớn hơn so với toà nhà khác.